En la actualidad, todo el mundo tiene millones de archivos digitales almacenados entre distintos dispositivos. Tenemos de todo: desde archivos de música, fotos, a archivos del trabajo o los estudios y archivos financieros, en fin, montones de cosas entre las que buscar. Podría intentar buscar con la función de "Búsqueda" o "Encontrar" en su computadora o tableta para dar con el archivo que desea, pero el resultado suele ser una lista enorme de posibles coincidencias en vez del archivo preciso que buscaba. La búsqueda depende de nombres de archivo descriptivos y palabras clave útiles dentro del archivo. Necesita un sistema para organizar los archivos a medida que los crea y los almacena si desea encontrarlos rápidamente más adelante.
Los sistemas de organización digital pueden ser cuestión de estilo personal, pero hay ciertos hechos esenciales que pueden ayudar a cualquier persona a poner sus archivos en orden.
- No guarde cada archivo, y elimine archivos viejos sin piedad; si no lo guarda, no necesita organizarlo. Elimine las copias, así como los archivos antiguos que nunca usa, y no descargue todos los documentos adjuntos a los mensajes de correo electrónico. Por ejemplo: cuando tome fotos, elimine las fotos borrosas, fotos donde aparecen intrusos o fotos mal tomadas antes de importar o mientras importa las imágenes a su computadora.
- Utilice un formato para poner nombre a los archivos de manera sistemática. Digamos por ejemplo que está buscando trabajo y debe enviar su currículo, pero lo único que encuentra en su computadora son archivos denominados “currículo.doc,” “currículo1.docx” y “currículo2.docx”. En vez de perder tiempo abriendo cada uno para averiguar cuál es el más reciente y pertinente, póngales nombres que le permitan distinguirlos. Utilice fechas y palabras clave en los nombres de archivos para distinguir entre documentos, como “currículo-2014-01-05.docx” o “currículo-2014-cienciascomp.doc”. Esto le permitirá también hacer una búsqueda más eficiente.
- No cree un sistema de carpetas excesivamente complicado, pues no necesita miles de carpetas y subcarpetas para mantenerse organizado. Siempre y cuando sus archivos no se encuentren flotando en un directorio gigantesco denominado "Documentos", probablemente esté un paso más adelante en términos de almacenamiento digital. Cree carpetas para cada tipo de archivo principal o según el proyecto en el que trabaje con mayor frecuencia, o lo que más le convenga según sus datos.
- Ponga los archivos nuevos en el lugar indicado de inmediato, y utilice el sistema que creó con cada archivo en todo momento. Asegúrese de poner su música, fotos y documentos nuevos en las carpetas indicadas tan pronto haga clic en "Guardar" o "Descargar". Cree este hábito para poder mantenerse organizado.
- Utilice atajos inteligentes. ¿Tiene una hoja de presupuesto a la que accede con frecuencia? ¿Siempre descarga música en el mismo directorio en una unidad de repuesto? Cree un atajo o alias de ese archivo o carpeta específico, y colóquelo en el escritorio de su computadora. Así podrá guardar el archivo o carpeta original organizado según la fecha o palabra clave en un lugar, pero tener acceso inmediato a este con un solo clic.
Una vez sus archivos estén mejor organizados, podrá buscar y verlos con más facilidad por medio de cualquier dispositivo y con herramientas como la aplicación Seagate Media. Este software organiza sus archivos por tipo de manera automática, a fin de que pueda reproducir películas, ver fotos, escuchar música o visualizar documentos.